Im Falle eines Datenverlustes, welcher durch einen Defekt der Festplatte verursacht wurde, muss in erster Linie der Grad der Beschädigung und die Ursache festgestellt werden. Hierbei sollte der unerfahrene Computerbenutzer auf keinen Fall eigenständig Maßnahmen ergreifen, da durch jede Umdrehung der beschädigten Festplatte auch weitere Daten beschädigt werden können. Zwar bieten die meisten Festplattenhersteller sogenannte Diagnose-Tools an, mit deren Hilfe ein Defekt der Festplatte diagnostiziert werden kann, jedoch muss eine intensive Diagnose von einem Datenrettungsprofi durchgeführt werden.

Eine professionelle Diagnose findet unter Reinraum-Bedingungen statt.

Bei einer professionellen Diagnose der beschädigten Festplatte wird diese von einem erfahrenen Ingenieur unter Reinraum-Bedingungen geöffnet und eingesehen. Hierbei kann der Datenrettungsprofi mithilfe verschiedener Spezialverfahren feststellen, was für eine Art von Beschädigung den Datenverlust verursacht hat und welche Verfahren für die Datenrettung eingesetzt werden müssen. Unter einem Reinraum versteht man grundsätzlich eine Umgebung, welche absolut staubfrei gehalten wird, um die geöffnete Festplatte nicht durch im Raum befindliche Staubpartikel und statische Aufladungen noch mehr zu beschädigen.

In vielen Fällen bieten die professionellen Datenrettungsfirmen die Diagnose des Datenträgers kostenlos oder äußerst kostengünstig an.

Nachdem die Diagnose durchgeführt und der Defekt und das entsprechende Datenrettungsverfahren ermittelt wurde, kann die Datenrettungsfirma dem Kunden ein Angebot bezüglich der Rettung und Wiederherstellung der Daten zukommen lassen. Der Kunde kann daraufhin entscheiden, ob sich die Datenrettung preislich lohnt oder ob er von einer Wiederherstellung der Daten absehen möchte.